Возникновение учетно-распределительных органов в уголовно-исполнительной системе — явление закономерное. Значительное влияние на этот процесс оказали развитие юридической науки и практики, проведение тюремной реформы 1879 года, появление в рассматриваемый период специальных методов и способов исследования.
Следует отметить, что попытки вести учет арестантов предпринимались и до тюремных преобразований второй половины XIX века. Однако такая деятельность не носила систематического характера, а велась от случая к случаю. Это объясняется несколькими обстоятельствами. Во-первых, в период образования Российского централизованного государства (ХVI-ХVП вв.) достаточно было лишь признать факт совершения преступления, и наказание следовало неотвратимо. Во-вторых, количество лиц, находившихся в местах лишения свободы, было сравнительно небольшим, а тюремное заключение не являлось основным в системе уголовных наказаний. Понятно, что при таких условиях сбор статистических сведений или ведение журналов учета не был необходимым.
В 1801 г. для участия в «комиссии по выработке законов», созданной императором Александром I, А.Н. Радищев представил свой проект «О законоположении». В указанном проекте, в частности, упоминалась система статистического изучения ряда вопросов, вошедших в дальнейшем в круг проблем так называемой пенитенциарной статистики. Радищев писал: «Для пополнения ведомостей уголовных нужна ведомость:
1) Сколько в год бывает, где людей под стражей.
2) Сколько, где осуждено.
3) Сколько назначено в ссылку.
4) Какое, где в тюрьмах содержание.
5) Осужденные с судящимися в одном ли месте содержатся или в разных».
Это были первые шаги по организации статистических учетов в УИС.
Известны случаи составления и именных переписей осужденных по отдельным учреждениям уголовно-исполнительной системы. Так, в Алексеевском равелине списки департамента полиции велись с 1808 года, что, однако, скорее было исключением, чем правилом. Необходимость ведения и сохранности таких списков определялось в первую очередь «важность» преступников, помещенных под стражу в Алексеевский равелин.
В архивах хранятся именные списки заключенных в Суздальском монастыре. В этих списках содержались сведения не только о фамилиях осужденных, но и о возрасте, звании, чине, состоянии здоровья и других показателях. В указанных тюрьмах регистрировалась также и смертность, которая была достаточно высокой и в отдельные годы составляла до трети осужденных.
Ко времени тюремных преобразований учетно-распределительная деятельность в местах лишения свободы не являлась самостоятельным звеном УИС. Руководство имело весьма скудную информацию о количестве объектов, находящихся в ее ведении, а также об их наполнении.
В структуре вновь созданного 12 марта 1879 года Главного тюремного управления самостоятельного подразделения, в функции которого входили бы учет и размещение арестантов в местах лишения свободы, создано не было. Указанные полномочия выполнялись различными органами и отделами.
23 июля 1918 года было принято постановление Наркомюста РСФСР «О лишении свободы, как о мере наказания, и о порядке отбывания такового (Временная инструкция)», которое обусловило создание самостоятельного распределительного отделения. Кроме указанного события, в истории организации спецучета заключенных произошло еще ряд заслуживающих внимание событий.
В принятом 16 октября 1924 года Исправительно-трудовом кодексе РСФСР были закреплены основы организации учета спецконтингента.
В 1925 году приказом по НКВД РСФСР объявлено Положение о государственном институте по изучению преступности и преступника, в котором существовала пенитенциарная секция. В институте, в частности, существовала особая картотека, куда систематически поступали из всех мест заключения РСФСР личные листки на прибывших туда заключенных.
В апреле 1930 г. образовано Управление лагерями (с октября 1930 г. -Главное управление лагерями), в котором учетно-распределительный отдел имел самостоятельный статус. Сводки учетно-распределительного отдела ГУЛАГа содержат детальную информацию о динамике наполнения лагерей центрального подчинения заключенными и другими «спецконтингентами» (существовала не только ежемесячная отчетность, но и декадные оперативные сводки численности). Анализ этих документов, как правило, позволял с высокой точностью установить показатели функционирования лагеря.
В январе 1944 г. утверждена Инструкция по оперативному учету заключенных, содержащихся в ИТУ.
В 1958 году ВНИИ МВД СССР впервые проводит обследование осужденных к лишению свободы по специально разработанным анкетам.
Активная правотворческая и правоприменительная работа по регламентации деятельности специальных частей исправительных учреждений приходится на конец 50-х - начало 60-х гг. XX века.
В настоящее время численность сотрудников специального учета уголовно-исполнительной системы насчитывает около 6 тыс. чел.
Сотрудниками подразделений спецучета обеспечивается точное и безусловное исполнение приговоров, постановлений и определений судов в отношении осужденных и лиц, содержащихся под стражей. Осуществляются организационно-практические мероприятия по приему, учету, направлению для отбывания наказания, перемещению осужденных, освобождению из исправительных учреждений. Реализуются международно-правовые обязательства Российской Федерации в части экстрадиции преступников, передачи осужденных для отбывания наказания в государства их гражданства, а также подготовки решений о нежелательности пребывания в Российской Федерации иностранных граждан, освобожденных из мест лишения свободы.
Постоянный мониторинг численности, движения и состава осужденных, осуществляемый в рамках Концепции развития уголовно-исполнительной системы Российской Федерации до 2020 года, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 14.10.2010 № 1772-р, позволяет планировать практические мероприятия по переходу уголовно-исполнительной системы к новым, прогрессивным формам функционирования.
Неизменные требования соблюдения законности, последовательное внедрение новых методов учета обуславливают необходимость пристального внимания к расстановке и обучению кадров, повышению их квалификации, а также сохранению профессионального ядра.
Работу сотрудников специального учета не всегда можно измерить количественными показателями, вместе с тем ежедневный кропотливый труд является залогом строгого соблюдения закона при исполнении уголовных наказаний.